En un artículo anterior del blog de AGES, hablamos de los ámbitos de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Al final del artículo, recordábamos las cuantiosas sanciones que la misma ley contempla en caso de incumplimiento, las cuales pueden ser de hasta el millón de euros para las personas jurídicas.
Es relevante, por tanto, conocer los aspectos esenciales que dispone la norma para la configuración de los sistemas internos de información, a fin de que las entidades públicas y las empresas obligadas por la Ley de protección del informante lleven a cabo su implantación si todavía no lo han hecho.
Canal preferente de información sobre infracciones
El sistema interno de información, cuya implantación es obligatoria para todas las entidades del sector público y empresas privadas de más de cincuenta trabajadores, debe utilizarse de manera preferente para canalizar la información relativa a posibles infracciones dentro de una organización, aunque el informante “puede elegir el cauce a seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que considere”.
Los sistemas internos de información abarcan tanto el canal interno, entendido como buzón o cauce para recepción de la información, como los requisitos y procedimientos indispensables para una eficaz protección de las personas que deciden denunciar.
Sistemas compartidos
Por otra parte, la Ley prevé la organización sistemas internos de información compartidos entre empresas privadas con plantillas de 50 a 249 trabajadores.
En el caso del sector público, podrán compartir el Sistema interno de información y los recursos destinados a las investigaciones y las tramitaciones:
Los municipios de menos de 10.000 habitantes entre sí o con otras Administraciones públicas que se ubiquen dentro del territorio de la comunidad autónoma.
Las entidades pertenecientes al sector público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de órganos de las Administraciones territoriales, y que cuenten con menos de cincuenta trabajadores.
No obstante, deberá garantizarse que los sistemas resulten independientes entre sí y los canales aparezcan diferenciados respecto del resto de entidades u organismos, de modo que no se genere confusión a los ciudadanos.
Requisitos mínimos del canal interno de información
La configuración del sistema interno de información debe reunir determinados requisitos, entre otros, su uso asequible, las garantías de confidencialidad, las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante., y la designación de un Responsable de su correcto funcionamiento.
Implantación del sistema
El órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por la Ley será el responsable de implantar el Sistema interno de información, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
Además, dicho órgano tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales.
Información accesible sobre el procedimiento de gestión
Las empresas deberán proporcionar información clara y fácilmente accesible sobre el uso de todo canal interno de información que hayan implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión.
En caso de contar con una página web, dicha información tendrá que constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.
Designación del Responsable del sistema
Por otro lado, el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por la Ley designará a una persona física o a un órgano colegiado (delegando las funciones en uno de sus miembros) que se responsabilizará de la gestión de dicho sistema y su correcto funcionamiento - el “Responsable del Sistema”-, y también se hará cargo de su destitución.
El cargo de Responsable del Sistema también puede recaer en el responsable de la función de cumplimiento normativo, siempre que cumpla los requisitos establecidos en la Ley.
En el supuesto de que se opte por una gestión del sistema externa, el responsable seguirá siendo aquel que haya nombrado la entidad.
En cualquier caso, el Responsable del Sistema deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo y tendrá que disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
Tratamiento de datos
El Sistema Interno de Información debe garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes al informante (en caso de que se hubiera identificado), a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Si la información recibida contuviera datos personales sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679.
Comunicación y gestión de las informaciones
El canal interno de comunicación que forma parte del sistema deberá permitir realizar comunicaciones por escrito (mediante correo postal o correo electrónico) , verbalmente (vía telefónica o por mensajería de voz), o de las dos formas.
A solicitud del informante, también podrá presentarse la información mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
Las comunicaciones verbales tendrán que documentarse mediante una grabación de la conversación en un formato seguro o a través de una transcripción completa y exacta de la misma.
Acuse de recibo y plazo máximo de la investigación
Respecto a la gestión de las informaciones recibidas a través del canal interno de información, cabe destacar la obligación de acuse de recibo de la comunicación al informante en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción.
Además, las actuaciones de investigación tendrán una duración máxima de tres meses, ampliables por otros tres en casos de especial complejidad.
Cuando haya indicios de que los hechos denunciados pudieran ser constitutivos de delito, deberá remitirse la información al Ministerio Fiscal inmediatamente. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
En resumen, la implementación de sistemas internos de información conforme a la Ley 2/2023 es esencial para proporcionar un canal seguro y efectivo para la denuncia de posibles infracciones. Al comprender los requisitos y procedimientos necesarios, tanto las entidades del sector público como las empresas privadas pueden no solo garantizar la protección de los informantes y facilitar la investigación de irregularidades, sino también evitar implicaciones jurídicas más graves.
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