Factura electrónica obligatoria: normativa, plazos de implementación y excepciones

En España, la factura electrónica, un documento digital que se emite y recibe en formato electrónico, es obligatoria en la contratación con las Administraciones Públicas desde 2015, pero, en el ámbito privado, su implantación ha sido más gradual.

La aprobación de la Ley Crea y Crece en 2022 marcó un punto de inflexión, al establecer la obligación de su utilización en todas las relaciones comerciales entre empresas (incluidos pymes y autónomos), con un plazo de implementación que, previsiblemente, vencerá a finales de 2026 ó de 2027, dependiendo de la facturación anual en cada caso.

En este artículo, repasamos qué es la factura electrónica, qué normativa regula su uso, cuáles son los plazos de implementación y qué excepciones existen tanto en el sector público como en el privado.

Factura electrónica en las contrataciones con administraciones públicas

Desde la entrada en vigor de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la factura electrónica o eFactura es obligatoria en las relaciones entre proveedores de bienes y servicios y las administraciones públicas.

La norma estableció la plataforma FACe como punto general de entrada de facturas electrónicas para la Administración General del Estado, aunque algunas comunidades autónomas y entidades locales han desarrollado sus propias plataformas.

Excepciones

Sin embargo, no todas las facturas dirigidas a la Administración tienen que ser electrónicas. Están exentas la siguientes:

●  Las facturas de importe inferior a 5.000 euros, si la entidad contratante así lo permite.

●  Los casos en los que se use un sistema propio de facturación por parte del organismo público.

●  Los pagos a justificar o anticipos de caja fija.

Requisitos de la factura

Para crear facturas electrónicas destinadas a las administraciones públicas, el programa informático que se utilice ha de cumplir todos los requisitos específicos de las AA.PP, establecidos en los artículos 5 y 9.1, y en la disposición adicional primera de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. Principalmente, son tres:

●  Tener el formato estructurado de Facturae 3.2 ó 3.2.1.

●  Estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

●  Indicar el destinatario de la factura electrónica.

Las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, pueden usar Facturae, la aplicación gratuita para generar facturas electrónicas que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Factura electrónica en el sector privado

La obligatoriedad de la factura electrónica en el ámbito privado se introdujo con la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), en vigor desde el 19 de octubre de 2022. Su objetivo es digitalizar y agilizar las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, además de mejorar el control tributario.

Al modificar el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, la Ley Crea y Crece establece que todos los empresarios y profesionales “deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”. Añade, además, que el destinatario y el emisor de las facturas electrónicas “deberán proporcionar información sobre los estados de la factura”.

Por tanto, la obligación de facturar en formato electrónico afecta exclusivamente al ámbito B2B (entre empresas) y no a transacciones entre compañías y consumidores finales (B2C).

Plazos de implementación

El despliegue de la factura electrónica en el sector privado dependerá del reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece, aún pendiente de aprobación definitiva, pero los plazos previstos son:

●  Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: deberán adoptar la factura electrónica un año después de la publicación del reglamento.

●  Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros: dispondrán de dos años desde la publicación del reglamento.

En función de cómo avance la tramitación del reglamento, los plazos pueden extenderse. Sin embargo, no se prevén prórrogas, por lo que lo más conveniente es que las empresas se adapten a la obligación de la factura electrónica antes de 2026, mientras que los autónomos lo hagan, como máximo, en 2027.

Requisitos de la factura

En principio, para que las facturas electrónicas que emitan las empresas y los autónomos en el ámbito privado tengan validez legal, deberán cumplir los siguientes requisitos:

●  Incluir los elementos que marca el reglamento de facturación para cualquier factura: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor.

●  Haber sido emitidas por un software homologado por la AEAT o por el programa que la propia Agencia Tribiutaria pondrá a disposición de empresas y autónomos.

●  Contener un código alfanumérico identificativo y un QR con las especificaciones técnicas que señala la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.

●  Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido mediante firma electrónica.

Excepciones

La Ley Crea y Crece contempla algunas excepciones a la facturación electrónica obligatoria para empresas y autónomos:

●  Empresas y autónomos acogidos a régimen de estimación objetiva en el IRPF (módulos).

●  Operaciones con consumidores finales (B2C) salvo que la normativa específica de cada sector lo exija.

●  Sectores con una regulación propia, como determinados servicios financieros y de seguros.

Regulaciones complementarias: reglamento Veri*factu y normativa europea

Reglamento Veri*factu contra el fraude fiscal

Además de la Ley Crea y Crece, se ha aprobado el Reglamento Veri*factu (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre), que establece un sistema de verificación de facturas en tiempo real con la Agencia Tributaria. Su objetivo es controlar el fraude fiscal y garantizar la integridad de la información contenida en las facturas electrónicas.

Factura electrónica en la Unión Europea: CEN-TC/434

A nivel europeo, la facturación electrónica está regulada por la norma CEN-TC/434, que fija un formato estándar obligatorio en los Estados miembros de la UE para las operaciones B2G (business to government), es decir, entre empresas y estados. Este estándar asegura la interoperabilidad y facilita el comercio transfronterizo.