Presupuesto Base de Licitación: claves para entender y calcular correctamente este elemento esencial del contrato público

El Presupuesto Base de Licitación (PBL) es uno de los pilares de cualquier expediente de contratación pública. La LCSP obliga a incluirlo y publicarlo como parte de la información relativa a los contratos. 

La correcta formulación del PBL no solo garantiza que el proceso se ajuste a derecho, sino que también permite una ejecución viable, eficaz y sostenible del contrato.

Para muchas entidades del sector público, calcular bien el PBL sigue siendo un reto técnico y jurídico. En este artículo explicamos qué es, qué debe incluir, qué errores evitar y por qué es fundamental justificarlo adecuadamente mediante una memoria económica.

¿Qué es el Presupuesto Base de Licitación?

El Presupuesto Base de Licitación (PBL), regulado en el artículo 100 de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP), es el importe máximo que la entidad contratante está dispuesta a pagar por la ejecución del contrato. Debe fijarse antes de iniciar el proceso de licitación, reflejar el coste real y necesario para cumplir el objeto del contrato, e incluir los impuestos aplicables.

Por tanto, el PBL sirve como referencia para que los licitadores puedan configurar sus ofertas.

Es importante no confundir el Presupuesto Base de Licitación con el valor estimado del contrato o el precio de adjudicación. El PBL es un concepto distinto:

• El valor estimado no incluye IVA, aunque sí las posibles prórrogas o modificaciones previstas del contrato.

• El PBL sí incluye IVA, y sirve como base para presentar ofertas, pero no tienen en cuenta prórrogas o modificaciones previstas del contrato.

• El precio de adjudicación es el resultado del proceso de licitación.

  
  

Por otro lado, cabe señalar que, según establece la LCSP, no será necesario que se apruebe un presupuesto base de licitación con carácter previo a la tramitación de un acuerdo marco o de un sistema dinámico de adquisición.

¿Qué debe incluir el PBL? 

A la hora de elaborar el PBL, los órganos de contratación deben procurar que el importe se adecúe a los precios del mercado. 

Para ello, es importante que previamente se defina con detalle el alcance del contrato, es decir, las necesidades y conceptos que se han de cubrir.

Superada esta fase preliminar, en el pliego de cláusulas administrativas particulares o documento regulador de la licitación, deben desglosarse con claridad los distintos elementos que componen el Presupuesto Base de Licitación:

Costes directos

Son los costes que se relacionan directamente con el objeto del contrato, como los materiales, las herramientas o los suministros necesarios.

Por lo que respecta a los costes salariales, estos también se han de incluir en el PBL como costes directos en aquellos contratos en los que el coste de los salarios de las personas empleadas para su ejecución forme parte del precio total del contrato (sobre todo, en contratos de servicios). 

En los contratos de servicios y de concesión de servicios en los que sea relevante la mano de obra, en la aplicación de la normativa laboral vigente, se tendrán especialmente en cuenta los costes laborales derivados de los convenios colectivos sectoriales de aplicación. Deberán desglosarse con desagregación de género y categoría profesional.

Costes indirectos

Estos costes no se relacionan directamente con el objeto del contrato, pero forman parte de la estructura que permite ejecutarlo, como es el caso del personal administrativo, los alquileres, las amortizaciones o el mantenimiento de equipos.

Por último, deberá añadirse también un margen de beneficio o beneficio industrial, que deberá ser razonable y estar en línea con el mercado.

IVA

Salvo que se disponga lo contrario en la documentación del contrato, se ha de indicar, como partida independiente, el IVA que deba ser repercutido. Así lo harán también los licitadores en la presentación de sus propuestas

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La conveniencia de la memoria económica 

Aunque no se exige expresamente en la LCSP, los tribunales y órganos de control consideran muy conveniente incorporar una memoria económica en el expediente de contratación para asegurar su validez, mediante la justificación tanto del Presupuesto Base de Licitación como del valor estimado del contrato y de los aspectos económicos que acrediten la necesidad de la contratación.

En este sentido, la memoria económica permite demostrar la trazabilidad del precio, garantizar la transparencia y evitar arbitrariedad, así como facilitar la labor de fiscalización interna.

Concretamente, se debe incluir en la memoria económica el desglose de costes, es decir, el cálculo detallado del PBL y el valor estimado del contrato, indicando el sistema de cálculo. Los importes deberán separarse por anualidades.

Criterios de cálculo utilizados

Una formulación incorrecta del PBL puede dar lugar a impugnaciones, anulaciones o problemas en la ejecución del contrato. Algunos de los errores más habituales son:

1. No justificar adecuadamente el método de cálculo del precio. El cálculo debe ser trazable, proporcional y verificable.

2. Omisión de costes indirectos y eventuales: no prever costes indirectos (como gastos generales, seguros, imprevistos) o eventuales, que pueden surgir durante la ejecución del contrato, lo que puede dejar el presupuesto corto y comprometer la ejecución del proyecto.

3. Omitir gastos específicos, como equipos de protección en servicios que lo requieren, lo que puede dejar el presupuesto insuficiente para cubrir el servicio.

4. Calcular el presupuesto sin ajustarse a los precios reales de mercado o sin tener en cuenta todos los costes de producción y prestación del servicio. Esto genera presupuestos irreales o inviables, que pueden dejar al adjudicatario sin capacidad para cumplir el contrato.

5. Confusión entre presupuesto base y valor estimado: no distinguir claramente entre el límite máximo de gasto (PBL) y el valor total estimado del contrato, lo que puede llevar a errores en la presentación de ofertas o en la interpretación de los pliegos.

6. Errores en la consideración del IVA: no incluir el IVA cuando corresponde o calcularlo de forma incorrecta, lo que puede alterar el importe final y provocar exclusiones automáticas del proceso.

7. No acreditar el uso de fuentes objetivas (precios de mercado, convenios...).

   
   

Conclusiones y recomendaciones prácticas

El Presupuesto Base de Licitación no solo es un trámite formal, sino una herramienta estratégica para garantizar que el contrato se ejecute correctamente, sin riesgos económicos ni jurídicos.

Para evitar errores en la elaboración del PBL, desde AGES recomendamos analizar minuciosamente el pliego de cláusulas administrativas y técnicas, justificar y documentar cada componente del presupuesto en una memoria económica clara y, en casos complejos, consultar con expertos en contratación pública capaces de dar la orientación adecuada y resolver las dudas que se planteen.